Wie dit is
ServeCounter is van De Bruine Solutions, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder 97437921. Vragen over je gegevens gaan naar het adres op de contactpagina.
Twee soorten gegevens, en twee verschillende rollen
Van jou als ondernemer bewaren wij gegevens en zijn wij daarvoor verantwoordelijk. Van de klanten van je zaak bewaren wij gegevens namens jou: daar ben jij de verantwoordelijke en zijn wij de verwerker. Wat daarvoor geldt staat in de verwerkersovereenkomst.
Wat we van jou bewaren
De naam van je zaak, je adres, je e-mailadres en je telefoonnummer, wie er in je team zit met welke rol, en wat je ons betaalt. Je bankgegevens staan niet bij ons: die geef je aan onze betaaldienst en wij krijgen er een verwijzing van terug.
Wat we van bezoekers van onze eigen site bewaren
Van iedereen die servecounter.com leest bewaren wij welke pagina's bekeken zijn, hoe lang en hoe ver naar beneden, waarop geklikt is, waar iemand vandaan kwam, wat voor apparaat het was en welke fouten de pagina tegenkwam. Zonder naam, en standaard zonder cookie: het nummer waaronder dat staat wordt uit de dag zelf gerekend en bestaat morgen niet meer. We kunnen ook vastleggen hoe een pagina gebruikt werd, als een herhaling van het scherm waarin alles wat je typt verborgen is. Waar de wet van je land eerst om je toestemming vraagt, doen we dat alleen als je cookies accepteert; elders stopt Weigeren het. Accepteer je cookies, dan onthoudt er één je apparaat langer dan een dag, zodat we lezers kunnen tellen die terugkomen, en die keuze kun je onderaan elke pagina wijzigen. Dit gaat over onze eigen site, niet over de pagina van je zaak.
Welke cookies we zetten
Twee houden de site werkend en veilig en duren twee uur. Eén onthoudt je taal, een jaar lang. Eén onthoudt het antwoord dat je over cookies gaf en duurt zes maanden. Voor die vier is geen toestemming nodig, want zonder die cookies kan de site niet werken of jouw keuze niet nakomen. Alleen als je accepteert zetten we er één bij, die je apparaat over dagen heen herkent.
Wat we van de klanten van je zaak bewaren
Alleen wat een boeking, een verkoop of een bestelling nodig heeft: een naam, een e-mailadres of een telefoonnummer, en wat er geboekt, besteld, verkocht en betaald is. Bij een verkoop aan de toonbank mogen alle drie leeg blijven, en dat blijven ze meestal ook. Een bestelling die bezorgd wordt, bevat ook het bezorgadres, de notitie voor de bezorger en een telefoonnummer. Dat telefoonnummer is verplicht, zodat het bedrijf de klant over de bestelling kan bereiken.
Hoe lang
Een bon moet zeven jaar bewaard blijven van de Belastingdienst. Vraagt iemand om verwijderd te worden, dan halen we zijn naam, e-mailadres en telefoonnummer uit zijn klantregel weg en blijft de bon zelf staan zonder die gegevens. Zo kan allebei: de persoon is weg en de boekhouding klopt nog. Vraagt iemand om verwijderd te worden, dan wissen we ook de naam, het e-mailadres, het telefoonnummer, het bezorgadres en de notitie voor de bezorger die in zijn bestellingen staan; de bestellingen blijven staan zonder die gegevens, om dezelfde reden. Niets wordt na een vaste termijn gewist: zolang niemand erom vraagt, blijven die gegevens bij de bestelling staan zolang het bedrijf zijn verkoopadministratie bewaart. De positie van een bezorger is de uitzondering: die wordt alleen bewaard zolang de bezorger een bestelling bij zich heeft en wordt gewist zodra dat voorbij is, zoals de bepaling ‘Waar een bezorger is’ zegt.
Wie het verder ziet
Onze betaaldienst, voor het afrekenen en voor je abonnement. De partij die onze e-mail verstuurt. De partij die onze servers en back-ups draait; back-ups gaan versleuteld het gebouw uit. Bij een bezorging OpenFreeMap, dat de kaarttegels levert: de browser van je klant haalt die rechtstreeks bij OpenFreeMap op, niet via onze servers, en daardoor ziet OpenFreeMap het IP-adres van je klant en welk deel van de kaart die bekijkt. Een bezorgplatform, voor een bestelling die via dat platform binnenkomt. Verder niemand.
Wie dat zijn, bij naam
Hetzner (Duitsland) voor onze servers, de database en de bestanden, versleuteld. Stripe (Ierland) voor het afrekenen en je abonnement. Amazon SES in Frankfurt voor onze e-mail. Cloudflare R2 voor back-ups en het fiscale archief, versleuteld. Sentry, in Europa gehost, voor foutmeldingen. PostHog, in Europa gehost, voor de bezoekcijfers van onze eigen website en voor hoe de backoffice gebruikt wordt: welke schermen, waarop geklikt is, en waar de wet het zonder vragen toestaat een herhaling van het scherm waarin alle tekst, elk veld en elke afbeelding verborgen is. Voor bezorgingen OpenFreeMap (Hyperknot Software Kft., Hongarije) voor de kaarttegels; volgens zijn privacybeleid gebruikt OpenFreeMap geen cookies of tracking en bewaart het standaard geen IP-adressen in zijn toegangslogs. De browser van je klant haalt de tegels rechtstreeks bij OpenFreeMap op. Stappen we ooit over op een andere kaartdienst, dan passen we eerst deze verklaring aan. Voor bestellingen van de bezorgplatforms die een bedrijf koppelt: Uber Eats, en HubRise (HubRise SAS, Frankrijk, gehost door OVH in Europa) voor Thuisbezorgd. Het gaat telkens om het eigen account van het bedrijf bij dat platform.
Als de app crasht
Dan sturen de apps een foutmelding met de regel code waar het misging. Geen schermafbeeldingen, geen opname van wat je deed, geen naam of adres van wie dan ook, en niet wat je aan het typen was.
Je boekhouding, alleen als je hem koppelt
Koppel je Moneybird of Exact Online, dan sturen we je omzetregels daarheen. Koppel je niets, dan gebeurt er niets.
Wat we niet doen
We volgen je niet over andere websites, we tonen geen advertenties, en we verkopen of verhuren geen gegevens. Er zit geen enkele advertentiedienst in de apps of de backoffice, en de enige analysedienst is PostHog, hierboven genoemd.
Wat je kunt vragen
Inzage in wat we van je hebben, correctie als het niet klopt, verwijdering, en een kopie om mee te nemen. Vind je dat we het niet goed doen, dan kun je klagen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Sms-berichten
Geeft een klant op de boekingspagina van een zaak toestemming voor sms-berichten naar een Amerikaans of Canadees nummer, dan bewaren we die toestemming: het nummer, en wanneer en waar die is gegeven. Die sms-berichten, en die naar andere landen, versturen we via Twilio. Gegevens over aanmelding voor en toestemming voor sms-berichten vallen buiten alle hierboven genoemde categorieën: we delen ze met geen enkele derde partij.
Onze eigen site: waarom we meten, hoe lang, en hoe je bezwaar maakt
We meten servecounter.com omdat we moeten zien wat er niet werkt en welke pagina's mensen helpen. Dat is ons gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, onder f, van de AVG), en waar je cookies hebt geaccepteerd is het ook je toestemming. PostHog, gehost in de EU, verwerkt het voor ons en mag het voor niets anders gebruiken. We bewaren deze cijfers 7 jaar, zodat we seizoenen en langetermijntrends op de website en in het product kunnen vergelijken, en schermopnames 30 dagen. Het nummer waaronder je bezoek is opgeslagen is een pseudoniem, niet je naam, en je IP-adres wordt weggegooid voordat iets wordt opgeslagen. Je kunt op elk moment, zonder reden, bezwaar maken en ons vragen te verwijderen wat we van je hebben: druk onderaan een pagina op Weigeren, waardoor het meten vanuit je browser meteen stopt, of schrijf naar het adres op de contactpagina. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Als je op een Start-knop drukt, bevat de link naar de aanmelding de pagina waarop je drukte, de branche van die pagina en de campagne of site waar je vandaan kwam, zodat we weten welke pagina tot een nieuw account leidde. Tenzij je op Weigeren drukte, bevat hij ook het nummer waaronder je bezoek is opgeslagen, waarmee je bezoek aan je nieuwe account wordt gekoppeld. Na Weigeren niet, en blijven je bezoek en je account gescheiden.
De boekingswidget op de website van een bedrijf
Een bedrijf kan zijn boekingspagina op de eigen website tonen met onze boekingswidget. De widget plaatst geen cookie en gebruikt geen opslag totdat een bezoeker hem opent, en laadt nooit analyse, sessieopnames, heatmaps, een advertentiepixel of een bezoekersidentificatie, wat de bezoeker op die website ook over cookies heeft gekozen. Zodra hij open is, bewaart hij alleen wat boeken nodig heeft: de sessie van de boeking, de bescherming tegen vervalste verzoeken en de Turnstile-controle, apart gehouden per website. Elke boeking legt vast hoe ze is gemaakt (boekingspagina, widgetknop, ingebed of link) en de utm_source, utm_medium en utm_campaign van de link als die er zijn, als feiten over de boeking voor het bedrijf, nooit als een spoor van het bezoek.
Bezorging: het adres en wie het ziet
Laat een klant een bestelling bezorgen, dan moet het bedrijf weten waar die naartoe moet en hoe het de klant kan bereiken: een bezorgadres (straat, huisnummer, postcode en plaats), een telefoonnummer en, als de klant die toevoegt, een notitie voor de bezorger, zoals een bel of een verdieping. Wij bewaren die gegevens voor het bedrijf, dat over de bezorging beslist. De medewerkers van het bedrijf zien het adres en het telefoonnummer bij de bestelling. De bezorger ziet het adres en de notitie, en alleen bij de bestellingen in de eigen rit; het telefoonnummer van de klant ziet de bezorger niet, en moet de bezorger de klant bereiken, dan belt de bezorger het bedrijf. De keuken ziet de postcode en het gebied, niet de straat. De klant ziet de eigen bestelling, en die van niemand anders, op een pagina die opent met de eigen code van de bestelling in de link: wie die link heeft, ziet die bestelling, zoals bij een link om een pakket te volgen. We gebruiken het adres voor de bezorging en voor niets anders, en niet om te adverteren.
Waar een bezorger is
De telefoon van de bezorger stuurt zijn positie alleen naar ons zolang de bezorger een bestelling bij zich heeft: vanaf het moment dat de bezorger de eerste bestelling van de toonbank meeneemt tot de laatste bezorging van de rit, ongeveer elke tien meter dat de bezorger zich verplaatst en niet op vaste tijden. We bewaren alleen de laatste positie, geen geschiedenis, en wissen die bij de laatste bezorging, wanneer de rit of de dag wordt afgesloten, en in elk geval als de positie ongeveer twee uur niet is bijgewerkt. Op de telefoon ziet de bezorger wanneer de locatie aanstaat. Een bedrijf kan de live kaart voor de klant uitzetten; de Driver-app vraagt de bezorgers van dat bedrijf dan helemaal niet om hun locatie. De live kaart staat aan, tenzij het bedrijf hem uitzet. De klant van wie de bezorger de bestelling bij zich heeft, ziet de bezorger op een kaart, alleen zolang die bestelling onderweg is en alleen als de positie niet ouder is dan twee minuten; na een mislukte bezorging komt de kaart niet terug. Het bedrijf ziet niet waar zijn bezorgers zijn: het Dispatch-scherm laat zien wat er bij elke stop is gebeurd en wanneer, nooit een kaart en nooit een snelheid, en we beoordelen of rangschikken bezorgers niet. De positie hoort bij het bedrijf waarvoor de bezorger bezorgt, en wij bewaren die namens dat bedrijf. Weigert de bezorger locatie of valt het signaal weg, dan gaat de bezorging door en ziet de klant geen kaart. De Driver-app bewaart ook de login van de bezorger, zoals de app voor het bedrijf dat doet.
Bestellingen van bezorgplatforms
Een bedrijf kan een bezorgplatform, zoals Uber Eats, of Thuisbezorgd via HubRise, aan zijn ServeCounter koppelen. Een bestelling die daar is geplaatst, komt dan hier bij het bedrijf binnen: we ontvangen wat het platform erover stuurt, namelijk wat er besteld is, de naam van de klant, het bezorgadres, een telefoonnummer als het platform dat meestuurt, en een eventuele notitie, en we bewaren dat voor het bedrijf zoals elke andere bestelling. We laten het platform weten of de bestelling is geaccepteerd, klaar is of is geannuleerd. Het platform heeft een eigen relatie met zijn klanten en een eigen privacyverklaring; het hoort niet bij ServeCounter. Koppelt een bedrijf een platform los, dan verwijderen we de klantgegevens die van dat platform kwamen.
Vragen over dit document gaan naar [email protected].