Wat wij verwerken
Naam, e-mail, telefoon en adres van je klanten, hun bestellingen, boekingen en verkopen, en wat zij betaalden. Bij een bezorging ook het bezorgadres, de notitie voor de bezorger, de tijden van elke stop, en de positie van de telefoon van je bezorger zolang die een bestelling bij zich heeft. Bij een bestelling van een bezorgplatform dat je koppelt: wat het platform erover stuurt. Van je bezorgers: hun login en hun rol. Verder niets.
Waarvoor
Alleen om het product te laten werken: je bestellingen, boekingen en verkopen tonen, je klanten hun bevestiging sturen, je bezorger laten zien waar die heen moet, en een klant laten weten wanneer de bestelling onderweg is en waar die is. Wij verkopen niets door en gebruiken het niet om te adverteren. De positie van een bezorger wordt gebruikt voor de kaart die de klant ziet en voor niets anders: niet voor tijdregistratie, snelheid, beoordeling of rangschikking.
Waar het staat
In Europa: je gegevens staan op een server in Duitsland en je mail gaat via Frankfurt. Elke zaak heeft zijn eigen database; die van jou is niet in te zien vanuit een andere zaak. Eén uitzondering: je betaalprovider. Stripe verwerkt betaalgegevens ook buiten Europa, onder de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
Wie er nog meer bij kan
Onze subverwerkers staan op een lijst die wij bijhouden: onze hostingpartij, onze mailverzender, en Stripe of Buckaroo voor de betalingen. Als je bezorgt, ook OpenFreeMap, dat de kaarttegels levert: de browser van je klant vraagt die rechtstreeks bij OpenFreeMap op, niet via onze servers, en OpenFreeMap ziet het IP-adres van je klant en welk deel van de kaart die bekijkt, en niets van de bestelling. Een bezorgplatform dat je koppelt, is je eigen partij en niet onze subverwerker: het stuurt jou de bestelling en wij ontvangen die voor jou. Komt er een nieuwe subverwerker bij, dan melden wij dat dertig dagen vooraf, en ben je het er niet mee eens dan mag je opzeggen.
Wie er bij ons aan mag zitten
Alleen collega's die de gegevens nodig hebben voor hun werk, en zij hebben geheimhouding getekend.
Als een klant van jou zijn gegevens opvraagt
Vraagt iemand jou om inzage, correctie of verwijdering, dan leveren wij wat je daarvoor nodig hebt. Komt zo'n verzoek bij ons binnen, dan sturen wij het naar jou door.
Controleren of wij ons eraan houden
Je mag ons één keer per jaar laten controleren door een onafhankelijke auditor, op eigen kosten, na aankondiging vooraf. Vragenlijsten over onze beveiliging beantwoorden wij zonder kosten.
Als er iets misgaat
Bij een datalek melden wij het je binnen 48 uur, met wat er gebeurd is en wat wij eraan doen. Melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens is jouw verantwoordelijkheid; wij leveren wat je daarvoor nodig hebt.
Als je stopt
Dan verwijderen we de gegevens, op de fiscale administratie na die wij zeven jaar moeten bewaren.
Je bezorgers en waar ze zijn
Voor de gegevens van je bezorgers ben jij de verwerkingsverantwoordelijke, en wij bewaren ze voor jou. De positie van de telefoon van een bezorger wordt alleen naar ons gestuurd zolang de bezorger een bestelling bij zich heeft; we bewaren alleen de laatste positie en wissen die bij de laatste bezorging, wanneer de rit of de dag wordt afgesloten, en als die positie ongeveer twee uur niet is bijgewerkt. Je kunt de live kaart voor de klant in de instellingen uitzetten: de Driver-app vraagt je bezorgers dan nooit om hun locatie. De live kaart staat aan, tenzij je hem uitzet. Niemand in je bedrijf kan de positie zien: alleen de klant van wie de bestelling onderweg is. Vertel je bezorgers, voordat je met bezorgen begint, wat er wordt verzameld en waarom: de Driver-app laat hun een uitleg zien, en jij vult de rest aan, zoals je reden en eventuele afspraken met je ondernemingsraad. Een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) voor locatiegegevens is jouw plicht als verwerkingsverantwoordelijke; wij leveren er een die je kunt overnemen, voor het deel dat alleen wij kunnen schrijven.
Vragen over dit document gaan naar [email protected].